Abertura de filial que destravou
a entrada de sellers no Full

E-commerce Discovery Service design Backoffice Mercado Livre 2024
5 causas de reprovação bloqueadas na entrada, não semanas depois
Capa do case: tela de boas-vindas da abertura de filial sobre a tabela de solicitações do backoffice Capa do case: tela de boas-vindas da abertura de filial sobre a tabela de solicitações do backoffice
Papel
Product Designer
Equipe
Rayane Navarro · Henrique Caprara · Mariana Amorim · João Silveira
Duração
1 quarter (Q3 2024)
Escopo
Fluxo do seller, backoffice e régua de e-mails

Vender no Full de São Paulo
exigia sair do Mercado Livre

O Full é o fulfillment do Mercado Livre: o seller envia o estoque para um centro de distribuição do Meli e ganha entrega mais rápida e mais destaque nos anúncios. Mas existe uma barreira fiscal: sellers do regime normal com sede fora de São Paulo precisam abrir uma filial em SP para vender no Full de lá.

Esse processo era operado com uma empresa terceira, a Approved Legal, responsável pela parte jurídica. Na prática, o seller vivia uma experiência 100% fora do Mercado Livre: formulários no Monday, gestão interna em planilhas e queries manuais, e todo o acompanhamento por uma sequência longa de e-mails de um remetente que ele não conhecia.

O Meli queria escalar o volume de sellers no Full, mas o funil vazava logo na primeira etapa. E ninguém dentro da empresa sabia com precisão onde, nem por quê.

Ativação de abril de 2024
Sellers convidados406
Formulários preenchidos62
Filiais abertas25

15,3% chegavam ao formulário e só ~6% concluíam a abertura. Entre sellers de farming, que já operavam no Full, a conversão caía para 5% e 3%.

O drop não era desinteresse:
era falta de clareza e de confiança

Sellers convidados para o Full desistiam antes mesmo de preencher o formulário, porque o processo acontecia inteiro fora do Mercado Livre: e-mails de uma empresa desconhecida, custos e pré-requisitos revelados tarde demais e 14 pontos de contato até a conclusão.

Quando o atendimento contatou quem não avançou, o padrão ficou claro:

76%
nem chegaram a iniciar o preenchimento do formulário
45%
dos que iniciaram tiveram dúvidas sobre custos, tributação ou documentação
24%
dos que não preencheram simplesmente não encontraram o e-mail com o link

Antes de desenhar,
eu virei o usuário

O briefing original era pequeno: transformar um formulário da Approved em uma experiência em tela. Antes de abrir o Figma, precisávamos entender o processo real, não o descrito nos slides internos.

01
Mystery shopping do processo completo
Percorri o fluxo real de abertura de filial, recebendo e arquivando os e-mails verdadeiros da Approved. Isso trouxe evidências que nenhum stakeholder tinha consolidado:
  • O custo do serviço, R$ 2.000, só aparecia numa proposta em PDF no meio do processo, depois de o seller já ter decidido entrar.
  • O seller só descobria depois do formulário que o contador precisava de CRC habilitado em São Paulo, uma solicitação de 10 dias úteis que travava tudo.
  • E-mails com jargão indecifrável e dados redundantes pedidos duas vezes em formulários diferentes.
  • Uma falha grave de segurança: senha municipal enviada em texto puro e pedido de certificado digital e senha da empresa por e-mail.
02
Pesquisa com sellers via atendimento
O time de atendimento contatou os sellers que não avançaram e consolidamos os motivos: dúvidas sobre custos e tributação, necessidade de aprovação interna, desconfiança na comunicação e e-mails perdidos.
03
Service blueprint do AS IS
Mapeei o processo inteiro com linha de visibilidade: seller, contador, Approved, time de Tax Experience do Meli e os canais de cada etapa (Monday, Mercado Pago, plataforma de assinatura, Junta Comercial, prefeitura). Resultado: 14 pontos de contato, 3 atores externos e um backoffice que dependia de query manual para saber o status de cada solicitação.
04
Três descobertas que mudaram o escopo
Redesenhar só o formulário seria enxugar gelo:
  • O problema começava antes do formulário. Se 76% nem iniciavam, o ponto de entrada e a comunicação importavam mais que os campos.
  • O problema continuava depois do formulário. O acompanhamento por e-mail gerava desconfiança e abandono no meio do caminho.
  • O Meli não tinha ferramenta de gestão. Sem backoffice, escalar o volume só aumentaria o caos operacional.
05
Duas versões de TO BE, uma decisão consciente
Desenhei dois fluxos futuros em service blueprint para discutir com produto e engenharia. A versão A trazia tudo para dentro do Mercado Livre: pagamento via Mercado Pago, assinatura integrada e acompanhamento em tela. A versão B fazia o Meli assumir o ponto de entrada, a triagem e a comunicação, as etapas com maior drop comprovado, mantendo a Approved como executora jurídica atrás da linha de visibilidade.

Defendi a versão B como Fase 1. Não porque a A fosse pior para o usuário, mas porque dependia de integrações que não cabiam na capacidade de engenharia do quarter. A versão A virou roadmap, documentado e priorizado.

Preferi entregar um fluxo coeso em uma fatia do processo a entregar o processo inteiro pela metade.

O Meli assume a entrada,
a triagem e a comunicação

A Fase 1 cobre três frentes: o fluxo do seller dentro do Mercado Livre, um backoffice para o time fiscal e a régua de e-mails que continua acompanhando o seller até o fim.

01
Custo e pré-requisitos antes de qualquer campo
Em vez de levar o seller direto ao formulário, uma tela de boas-vindas resume o processo, apresenta a Approved, mostra o custo do serviço e avisa sobre o contador com CRC-SP. Custo, tributação e CRC eram as maiores fontes de dúvida: revelar isso no fim só transferia o drop para uma etapa mais cara. Sellers do Rio de Janeiro, que registram na JUCERJA com custo e etapas diferentes, ganharam uma variante explícita da tela e dos e-mails.
Tela de boas-vindas: abra sua filial para vender no Full de São Paulo, com custo de R$ 2.000, o que o seller vai precisar agora e as próximas etapas
A tela de boas-vindas separa o que o seller precisa agora do que vem depois, com o custo e o pré-requisito do contador logo no topo.
02
Telas de bloqueio em vez de reprovação semanas depois
Mapeamos 5 condições que impedem a abertura e desenhamos uma tela para cada, explicando o motivo e apontando a saída quando existia. Antes, esses sellers entravam no funil e eram reprovados por e-mail semanas depois.
Tela de bloqueio: você não precisa abrir uma filial do Full em São Paulo, o endereço fiscal da sua empresa já é de São Paulo
Exemplo de bloqueio: quem já tem endereço fiscal em SP descobre na hora que não precisa de filial.
Pessoa física Conta de pessoa física não pode abrir filial.
Simples / MEI Empresas do Simples Nacional sem Full ativo ou MEI não se enquadram.
Endereço em SP O endereço fiscal da empresa já é de São Paulo.
Inscrição estadual A empresa ainda não tem Inscrição Estadual.
Faturador O opt-in do faturador do Mercado Livre é pré-requisito.
03
Um hub com etapas independentes
O formulário virou um hub em vez de um fluxo linear único. O seller depende de terceiros para preencher (os dados da contabilidade vêm do contador), então o hub permite preencher em partes, salvar e voltar. Na etapa 1 ele confere os dados cadastrais, envia o contrato social e o contato do responsável; na etapa 2, informa a contabilidade, com endereço preenchido a partir do CEP. Ao concluir, o card volta ao hub com status de preenchido e a opção de alterar.

Os estados também foram desenhados: microinteração de loading no envio, tela de sucesso com próximos passos e tela de erro sistêmico com tentar novamente. O seller nunca fica num beco sem saída.
Hub da abertura de filial do Full com duas etapas: contrato social e informações de contato já enviado, e dados da contabilidade pendente
O hub mostra o estado de cada etapa. Formato pensado para receber novas etapas nas fases seguintes.
04
Backoffice mínimo viável
No SBO, na aba de Gestão fiscal, o time de Tax Experience ganhou uma tabela de solicitações com filtros por status e uma tela de análise. A aprovação mostra um snackbar com desfazer, contra cliques acidentais, e a reprovação exige motivo, porque é esse motivo que alimenta a comunicação com o seller. Negociei conscientemente esse recorte com produto para acelerar o desenvolvimento; enriquecer os dados ficou mapeado como evolução.
Backoffice no SBO: tabela de solicitações de abertura de filial com número, data, regime e status
Pela primeira vez o Meli via cada solicitação sem depender de query manual e Monday. Dados de identificação ocultados.
05
A régua de e-mails também era experiência
Como o acompanhamento em tela ficou para a Fase 2, os e-mails eram a experiência. Reescrevi mais de 7 modelos no tom do Meli, com assunto e preheader especificados, cobrindo o caminho feliz (pagamento, confirmação, registro na Junta, ativação do Full, documentos finais), as variantes de erro e as variantes RJ. Aprovação e reprovação no backoffice disparam e-mail automático minutos depois. Na validação com o time tributário, descobrimos um e-mail que não existia e precisava existir: a senha da SEFAZ.

O projeto foi entregue especificado para desenvolvimento ao fim do quarter. O que reporto aqui é baseline, indicadores e ganhos de processo, sem inventar um número de conversão pós-lançamento que ainda não existia.

5
Causas de reprovação na entrada
Bloqueadas logo no acesso, em vez de reprovadas por e-mail semanas depois
10 dias
De espera antecipados
O pré-requisito do CRC-SP passou a ser comunicado antes do seller começar
SBO
Backoffice próprio
Gestão das solicitações sem query manual, planilha ou Monday

Funil visível pela primeira vez. O baseline de 15,3% (hunting) e 5% (farming) ficou documentado, e os indicadores de sucesso foram definidos com produto: drop após iniciar o formulário, tempo até a conclusão e volume de dúvidas no atendimento.

Impacto além do escopo. O mystery shopping expôs o envio de senhas e certificado digital por e-mail, que foi registrado como risco e entrou no roadmap.

O briefing pedia uma tela.
O valor estava em mapear o serviço

  • Traria engenharia para o discovery desde a primeira semana. Com a capacidade real do time clara mais cedo, teria investido menos horas detalhando a versão ambiciosa e mais refinando a faseada.
  • Teria brigado mais cedo pela questão do certificado digital. Riscos de segurança não deveriam entrar na mesma fila de priorização que melhorias de conveniência.
  • Instrumentaria o funil antes de redesenhar. Os dados vinham de uma ativação pontual e de contatos manuais; com o funil instrumentado, a comparação antes e depois seria muito mais forte.

Dizer “isso fica para a Fase 2” com um blueprint na mão é muito diferente de dizer por intuição.

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